ОБСУДИТЬ ПРОЕКТ

Битрикс24 vs Trello, Asana, MeisterTask

Работа в духе Agile
Битрикс24 vs Trello, Asana, MeisterTask
Простота — искусство минимизации лишней работы — крайне необходима.
Основополагающие принципы Agile-манифеста
Использование метода канбан, без внедрения в работу принципов Agile зачастую считается… бессмысленным
Вполне возможно, что, открыв статью с названием «Битрикс24 vs Trello, Asana, MeisterTask» вы, скорее всего, даже и не думали наткнуться на слово Agile, и про принципы Agile-философии читать также не планировали.

Однако автор считает своим долгом честно упомянуть, что использование метода канбан, о котором и пойдет речь в статье, без внедрения в работу принципов Agile зачастую считается… бессмысленным. Или, по крайней мере, недостаточно результативным.

Почитать о принципах и ценностях Agile-разработки (исторически этот метод относится к разработке программного обеспечения, но, в целом, может быть полезен для любой сферы) можно хоть бы и на Википедии.

Как канбан реализует принципы Agile?

Почему стоит прочитать принципы Agile-разработки?

Я исхожу из предпосылки, говорящей, что вы заинтересовались канбан-методов ведения проектов. А канбан-метод опирается и реализует как минимум некоторые очень важные принципы Agile.

Таким образом, не понимая зачем на самом деле используется канбан, легко превратить его в очередную дорогую игрушку для работы.

Канбан превращается в эффективное рабочее средство, помогая реализовать следующие принципы:

1. Командная работа

«Непосредственное общение является наиболее практичным и эффективным способом обмена информацией как с самой командой, так и внутри команды».
Основополагающие принципы Agile-манифеста
Хотя канбан, разумеется, может использовать одиночка, его главные возможности не в этом.

Канбан пригодится, чтобы команда могла координировать свои решения и цели, визуализируя их, этапы и сроки их выполнения, а также связи между задачами.

2. Самоконтроль команды

«Самые лучшие требования, архитектурные и технические решения рождаются у самоорганизующихся команд».
Основополагающие принципы Agile-манифеста
Канбан, особенно программные платформы канбан, дают возможность наконец-то избавить людей от необходимости использовать посредника для решения вопросов, возникающих в ходе создания продукта.

3. Понятен не только для работников, но и для заказчика

«На протяжении всего проекта разработчики и представители бизнеса должны ежедневно работать вместе».
Основополагающие принципы Agile-манифеста
Хотя далеко не все горят желанием показывать внутреннее устройство и инструменты заказчику (хочется немного приватности), часто все-таки требуется обеспечить ему доступ к самостоятельному принятию решения о вашей эффективности.

Что такое канбан?

История канбан-метода и общие черты

«Канбан» сейчас имеет несколько значений:
-1-
Система управления производством и снабжением. Отсылает нас к разработанному в Японии (фирмой «Toyota») методу управления конвейерным производством.
-2-
Метод разработки, в рамках которого сосредотачиваются на соблюдении сроков и на равномерном распределении нагрузки.
-3-
Канбан-доска – изначально лишь составляющая двух методов выше, физическая доска, помогающая визуализировать этапы производства/ разработки и отслеживать процесс выполнения задач и соблюдение сроков.
В свою очередь сама доска также постепенно обзавелась типами. В первую очередь, конечно, речь идет о все той же физической доске (пробковая доска с листиками, например) или о программном канбане.
Общие черты остались. Дэвид Андерсон был первым, кто применил канбан-метод в разработке ПО (это было в 2005 году) и он же сформулировал элементы, которые являются основными в любой канбан-системе:
Визуальные сигналы, карточки
То, что используется для быстрого опознавания задачи. Обычно одна задача представляет собой одну карточку.
Колонки
Визуализируют этапы и являются тем, что настраивается наиболее гибко от компании к компании и даже от отдела к отделу – от самых простых этапов («Сделать», «В работе», «Сделано»), до наиболее подробно описывающих путь задачи в специфической рабочей среде. Например, в издательской среде это могут быть: «К вычитке», «Корректорская правка», «Редакторская правка», «Правка-вычитка», «Верстка» и другие).
Лимит на количество задач в работе
Нужен для двух вещей:

  • Обозначить «бутылочное горлышко» (место, где скорость движения задачи наиболее замедляется, где загрузка в компании/ отделе наиболее высокая и т.д.);
  • Чтобы не допускать чрезмерной загрузки работников.
Место, где собираются новые элементы
Заказчики/ клиенты/ руководители/ товарищи по команде должны куда-то складывать новые задачи, верно? Во-первых, так уменьшается риск, что про задачу забудут из-за того что исполнитель сейчас занят, во-вторых – никто не надоедает будущему исполнителю, подходя к нему лично. Задача появилась в первой колонке, и исполнитель займется ею, как только появится возможность.
Место, где заканчивается работа команды
Да, завершенные задачи тоже должны куда-то «складываться». Чтобы видеть успех за определенное время, чтобы иметь возможность вернуться к задаче, чтобы видеть, какие задачи, предшествующие выполнению других задач, наконец-то были завершены.

Программный канбан

К 2020 году почти каждый пятый работник в России будет самозанятым (внештатным или работающим по контракту) – пруф здесь. При этом 46% российских фрилансеров главным (!) преимуществом выделяют возможность удаленной работы – пруф тут.

При этом, разумеется, взрывный рост удаленных рабочих мест – не что-то новое.

И поскольку необходимость в организации удаленных команд и подключения к проектам фрилансеров только растет, появляются онлайн канбан-доски.

Битрикс24: какое место в нем занимает канбан?

Группы и проекты

В вопросе управления задачами Битрикс24 делится на два основных инструмента:
  1. CRM
  2. Задачи и проекты

CRM – тема для отдельной статьи (хотя она тоже организована по принципу канбан).Задачи и проекты же в Битрикс24 являются прекрасным инструментом для того, чтобы отслеживать выполнение задач.

Битрикс24 позволяет создать проект или группу.
Битрикс24 vs Trello, Asana, MeisterTask
Разница между ними небольшая, хотя проект позволяет дополнительно указать сроки проекта.

Различия между открытой и закрытой группами довольно очевидны. Внешние группы/ проекты позволяют приглашать туда для участия/ наблюдения людей, не являющихся сотрудниками вашей организации.
Битрикс24 vs Trello, Asana, MeisterTask
Независимо от типа проекта/ группы им можно:

  • указать набор «Возможностей»;
  • установить, кто может добавлять в проект/ группу новых участников;
  • указать автоматические теги (полезно для идентификации задач в т.н. «сводной доске задач»);
  • указать руководителя проекта и помощников, а также пригласить сотрудников.
Битрикс24 vs Trello, Asana, MeisterTask

Отображение задач

Битрикс24 vs Trello, Asana, MeisterTask
Общий вид канбан-доски в проекте Битрикс24
Задачи в Битрикс24 можно начать просматривать несколькими способами:

  1. Из раздела Канбан.
  2. Открыв группу или проект.
  3. Из раздела Мой план.

При этом некоторые способы разделяются своим отображением задач функционально, а некоторые несут в себе лишь косметические изменения. Так, открыв группу/ проект, выбрав вкладку Задачи и выбрав тип отображения Канбан, вы увидите те же самые задачи, что и открыв вкладку канбан в Задачах и проектах.

Открыв Мой план вы увидите все задачи, к которым имеете отношение. С другой стороны, помимо фильтрации задач из Моего плана, можно открывать и более «локальные» версии Моего плана прямо с экрана задач группы/ проекта.

В дополнение к этому, помимо канбан-доски в Битриксе есть и принципиально иные способы отображения задач – Гант и Список.

Запутались? Мы не удивлены.
Давайте вместе взглянем на таблицу.
РАЗДЕЛ
КАКИЕ ЗАДАЧИ
ЧТО ОСОБЕННОГО
ЭТАПЫ
ЗАДАЧИ ПРОЕКТА / ГРУППЫ
Задачи, поставленные внутри группы/ проекта или добавленные туда вручную.
Переход в Календарь, Диск, Чат и другие подключенные группе/ проекту Возможности (слайд 1).
Одинаковые для всех
КАНБАН-ДОСКИ
Задачи, поставленные внутри группы/ проекта или добавленные туда вручную.
Возможность быстрого перехода между отображением задач проекта/ группы с помощью выпадающего меню (слайд 2).
Одинаковые для всех
МОЙ ПЛАН
Задачи, в которых вы играете какую-то Роль.
-
Индивидуальные
Кроме того, у Моего плана и у канбана, открытого путем открытия группы есть дополнительный общий (почти) нюанс интерфейса: оттуда можно переключиться между четырьмя видами отображения задач, а именно: Список, Канбан, Гант и Список (слайд 3); в случае, если вы смотрите на Мой план, пункта Канбан вы не увидите.

Подведем предварительный итог

У Битрикс24 есть два варианта просмотра набора задач: задачи, связанные с группой или проектом, а также задачи, связанные с сотрудником. Задачи группы можно посмотреть открыв группу или вкладку Канбан в Задачах и проектах. Свои задачи сотрудник может посмотреть в разделе Мой план.

Настраивать вид отображения Канбан может только руководитель группы. Для каждой конкретной группы/ проекта он может быть своим (если в этом есть необходимость.
ЕСЛИ НЕТ
Если нет, то вам повезло: при создании каждой новой группы/ проекта Битрикс будет предлагать вам выбрать вид отображения Канбан уже существующей группы.
Настраивать раздел Мой план может каждый сотрудник самостоятельно, при этом изменения, сделанные в нем, никак не влияют на раздел Мой план других сотрудников. Это касается и настройки роботов – автоматических действий. Роботы, настроенные для канбан-доски проекта или группы будут общими для всех пользователей, взаимодействующих с этой доской. Роботы, настроенные себе пользователем в Моем плане будут действовать только для него.
БУДЬТЕ АККУРАТНЫ
Будьте аккуратны! Да, сами роботы в Моем плане не будут действовать для других сотрудников. Но при комплексной настройке роботов, особенно используя статусы задач Битрикс24, вы можете столкнуться с ситуацией, когда действие в Моем плане влияет на отображение задачи в Канбане, и наоборот. Особенно это может плохо отразиться на задачах с соисполнителями и задачах с подзадачами. Но эти механизмы можно использовать и для своей собственной пользы, разумеется.

Битрикс24 в сравнении
с другими канбан-системами

Автор признается: расписывать текстом все статьи для сравнения канбан-систем было бы очень сложно. Сложно и мне – писать, и вам – читать. Так что если хотите сначала почитать про конкретные признаки, по которым автор сравнивал системы – спуститесь пониже, к таблице. Думаю, она вам понравится.

Если же вас интересуют авторские выводы – приступим.

Битрикс24 vs Trello

Битрикс24 vs Trello, Asana, MeisterTask
У Битрикса24 перед Trello есть только один явный недостаток: не интуитивный интерфейс. Если Трелло займет у вас в освоении примерно час, то Битрикс24 – как минимум пару дней, а потом еще и месяц привыкать к себе заставит. Для сложных проектов, равно как и для множества проектов, Трелло не подходит от слова совсем.

А вот для индивидуальной работы Трелло вам вполне подойдет.

Битрикс 24 vs Asana

Битрикс24 vs Trello, Asana, MeisterTask
У Asana есть одна весьма конкретная и любопытная особенность: одна задача может находиться на нескольких досках. BiArch в определенный момент очень даже заинтересовался этой «фичей», т.к. задачи хотелось отслеживать и по направлениям (внедрение amoCRM, маркетинг и т.п.), и по проектам (в данном контексте имеются в виду компании-клиенты). Asana нам такую возможность честно предоставила.

К сожалению, если у вас будет такое же большое количество задач и проектов, как и у нас, которые хочется курировать на нескольких досках сразу – скажем честно и сразу: вы устанете поддерживать эту систему в актуальном состоянии.

Битрикс 24 vs MeisterTask

Битрикс24 vs Trello, Asana, MeisterTask
MeisterTask – безусловный лидер… когда речь идет о дизайне и интерфейсе. Пользоваться MeisterTask настолько приятно, что команда BiArch все еще воздыхает по нему даже через полгода после тяжелого (со слезами) развода. Почему развод-таки произошел? MeisterTask не имеет агрегатора задач, и в этом отношении он печалит не меньше Trello.

Попробуйте сами поискать свои задачи по десятку досок, при условии, что по-иному доски организовать нельзя.

Итоги

Разумеется, никаких ТОП-3 здесь не будет, расходимся.

Каждый сервис имеет свои плюсы и минусы, из которых критичными могут оказаться следующие:
-1-
Желание иметь приятный глазу интерфейс. Обычно не ключевой критерий выбора, но имеет абсолютное право на жизнь. Если для вас он крайне важен – выбирайте MeisterTask и не думайте дважды. Интерфейс и красивый, и понятный, количество и компактное отображение информации тоже радует.
-2-
Необходимость видеть задачи, разнесенные по десятку досок. Уже более серьезный критерий, обязательно возникающий перед хоть сколько-нибудь крупными компаниями. Либо Битрикс24, либо Asana. И лучше все-таки Битрикс, так как он сможет помочь вам эти задачи контролировать и актуализировать лучше, чем Asana.
-3-
Автоматизация, связь с CRM, наличие отдельного чата. Однозначно Битрикс24. Главной проблемой, Битрикс24, напомним, является очень уж не нативный интерфейс – наши клиенты до сих пор путаются между Моим планом и Канбан-разделом, отчего задачи иногда тут видны, а вот тут – нет. Надеемся, что это все временно.
ЭЛЕМЕНТ СРАВНЕНИЯ
БИТРИКС24
TRELLO
ASANA
MEISTERTASK
КАРТОЧКИ, ВИЗУАЛЬНЫЕ СИМВОЛЫ
Белые, на доске показывают название, теги, срок, аватары постановщика задачи и ответственного
Белые, на доске показывают название, цветные теги, срок и аватар исполнителя
Белые, на доске показывают название, аватар исполнителя, срок и цвет другой доски на которой находятся. Да-да, задача может находиться на двух досках сразу
Белые, на доске показывают название, примечание, аватар исполнителя, срок, цветные теги (с названием тега), количество пунктов чек-листа, количество сообщений и вложений. И все это на удивление компактно
АГРЕГАТОР ЗАДАЧ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
Мой план - собирает все задачи из всех проектов, к которым пользовател имеет отношение на индивидуальной канбан-доске
Нет
Мои задачи - все задачи пользователя со всех досок выводятся одним списком и могут быть распределены по упрощенным этапам (новые задачи, сегодня, позже), к которым можно добавить свои
Нет
КОЛОНКИ, ЭТАПЫ
Можно выделить цветом каждую колонку
Все колонки белого цвета
Названия колонок прозрачные, цветовое выделение записать нельзя
Заглавия колонок выделяются цветом и значками из довольно большого набора
ЛИМИТ ЗАДАЧ В РАБОТЕ
Нельзя задать лимит задач для этапа
Нельзя задать лимит задач для этапа
Нельзя задать лимит задач для этапа
Нельзя задать лимит задач для этапа
ЗАВЕРШЕННЫЕ ЗАДАЧИ
Могут оставаться на доске как завершенные (и отмеченные соответствующим тегом), либо быть удалены с доски совсем. Все равно доступны в Корзине
Можно выделить для завершенных задач отдельную колонку, но ни функционально, ни визуально такие задачи от других почти не отличаются. Архивированные задачи уходят с доски
Завершенные задачи "заблюрены" и показывают значок выполненного элемента чек-листа
В завершенных задачах перечеркнут текст задач, присутствует значок выполненного элемента чек-листа
ИНТУИТИВНО ПОНЯТНЫЙ ИНТЕРФЕЙС
Нет
Да
Да
Да
ПРОСТОТА ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ С ЗАДАЧАМИ
Необходимо заходить в задачу и переходить в режим ее редактирования
Есть очень удобное меню, где можно быстро выполнить ряд простых функций
Только быстрое удаление
Нет
СИСТЕМА УВЕДОМЛЕНИЙ
Всплывающие уведомления, сохраняются в истории уведомлений
Уведомления только на "Главной" странице. Если вы в этом время работаете на доске, ничего не увидите
Есть отдельная страница с историей всего произошедшего по задачам, в которых участвует исполнитель
Текстовые уведомления, есть показатель количества
ТЕГИРОВАНИЕ
Можно тегировать текстом, выводятся бледно и не очень заметно. Зато автоматическое тегирование ("новая", "просрочена") яркое и заметное
Тегирование цветом. Можно создавать новые теги и настраивать им цвет, но количество цветов ограничено. Без цвета тег не будет отражаться на карточке на доске
Нет
Тегирование цветом и текстом. На один цвет можно создавать разное количество тегов
СИСТЕМА ФИЛЬТРАЦИИ
Очень гибкая система фильтрации по полям. Это значит, что фильтровать можно практически по любой информации, которая хранится в задаче. Вдобавок - поля можно добавлять свои
По цветному тегу, по заданным параметрам отношения к крайнему сроку, по участникам. Сохраняется последний выставленный фильтр
Изначально - только по статусу (завершенные задачи/ в работе). Платная версия позволяет настраивать собственные поля и фильтровать по ним
По исполнителю задачи. Более подробная фильтрация есть в Поиске, но нет для отображения задач в режиме фильтрации на самой доске
АВТОМАТИЗАЦИЯ КАНБАН-ДОСКИ
С помощью триггеров (авто-перенос задачи в нужный этап после определенного события, например, просрочки) и роботов (авто-действие, срабатывающее после переноса задачи в нужный этап)
Нет
Нет
Изначально доступна только одна - автоматическое завершение задачи при переносе ее в определенный этап
ИНТЕГРАЦИЯ С ДРУГИМИ СЕРВИСАМИ
С помощью приложений, есть не на все
Есть интеграции с другими сервисами (Slack, Hangouts и другие сервисы)
Есть интеграции с другими сервисами (Slack, Hangouts и другие сервисы)
С помощью интеграций с другими сервисами, в основном при помощи Zappier
МОЖНО СДЕЛАТЬ ГРУППУ/ ПРОЕКТ ДОСТУПНОЙ В ЭКСТРАНЕТЕ
Да
Не требуется, можно приглашать пользователей откуда угодно
Не требуется, можно приглашать пользователей откуда угодно
Не требуется, можно приглашать пользователей откуда угодно
ВЫСТАВЛЕНИЕ СРОКОВ
Краеугольный камень системы. К факту просрочки можно привязывать автоматизацию, просроченные задачи помечаются ярко-красным тегом
Динамически отображает цветом статус задачи: не выделяется, если срок не подошел, желтеет, когда срок близко и краснеет, когда срок вышел
Динамически отображает цветом статус задачи: подсвечивает красным, когда срок уже истек, но не очень ярко
Динамически отображает цветом статус задачи: подсвечивает желтым, довольно ярко, но - и когда задача уже просрочена, и когда срок только подходит к концу
ГРУППИРОВАНИЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ
По проектам/ группам. Для каждой группы/ проекта состав участников определяется индивидуально
По командам. Участники каждой команды имеют одинаковый набор доступов к доскам
По командам. Участники каждой команды имеют одинаковый набор доступов к доскам
Для каждой доски доступ назначается отдельно
ВОЗМОЖНОСТЬ УДАЛИТЬ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ, НЕ СТИРАЯ ЕГО ВКЛАД
Функция "Уволить сотрудника" в настройках профиля. Профиль пользователя остается, но деактивирован
Только в платной бизнес-версии, но возможно.
Удаление пользователя не приводит к удалению его вклада
Удаление пользователя не приводит к удалению его вклада
Контакты:
+7 (499) 112-35-18
hello@biarch.ru

Москва,
Новодмитровская, 5А с7